Ab 2025 tritt in Deutschland eine Pflicht zur Ausstellung und Annahme von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) im B2B-Bereich (Business-to-Business) in Kraft. Diese Regelung ist Teil der Bemühungen der Bundesregierung, die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen voranzutreiben und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.

Alle Unternehmen, die Waren und Dienstleistungen an andere Unternehmen verkaufen, sind verpflichtet, elektronische Rechnungen zu stellen. Papierbasierte Rechnungen werden ab diesem Zeitpunkt nicht mehr akzeptiert. Die E-Rechnungen müssen bestimmten Standards entsprechen. In der EU ist das Standardformat für elektronische Rechnungen das EN 16931. In Deutschland wird häufig das Format ZUGFeRD oder XRechnung verwendet.

Die Übermittlung der E-Rechnungen muss über gesicherte Kanäle erfolgen. Dies kann beispielsweise über EDI (Electronic Data Interchange) oder spezialisierte E-Rechnungsplattformen geschehen. Zudem müssen die E-Rechnungen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen, wie die Angabe von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, die Einhaltung der Vorschriften zur Aufbewahrung und die Sicherstellung der Echtheit der Herkunft sowie der Unversehrtheit des Inhalts.

Die Einführung der E-Rechnungspflicht soll die Effizienz der Rechnungsverarbeitung erhöhen, Fehler reduzieren und die Transparenz verbessern. Unternehmen können durch die Automatisierung von Prozessen Kosten sparen und den Zahlungsverkehr beschleunigen.

Übergangsfristen und Sanktionen:

Nach Ablauf der noch nicht definierten Übergangsfrist können bei Nichteinhaltung der E-Rechnungspflicht Sanktionen verhängt werden. Diese Sanktionen können verschiedene Formen annehmen, einschließlich:

1. Bußgelder:
   Unternehmen, die die E-Rechnungspflicht nicht einhalten, können mit Bußgeldern belegt werden. Die Höhe der Bußgelder kann je nach Schwere des Verstoßes variieren.
2. Steuerliche Nachteile:
   Möglicherweise können steuerliche Vorteile verloren gehen oder es können zusätzliche Prüfungen durch die Finanzbehörden erfolgen.
3. Vertragsstrafen:
   In einigen Fällen könnten auch vertragliche Strafen seitens der Geschäftspartner drohen, die auf die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben bestehen.
4. Rechtliche Konsequenzen:
   Es könnten rechtliche Schritte gegen Unternehmen eingeleitet werden, die wiederholt oder absichtlich gegen die E-Rechnungspflicht verstoßen.

Es ist ratsam, sich frühzeitig auf die E-Rechnungspflicht vorzubereiten, um mögliche Sanktionen zu vermeiden. Unternehmen sollten: